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Vol.4 営業の後方支援としてがんばっています

今回は営業第一ユニットの幸さんにお話をお聞きします。
受付窓口で笑顔を見せてくれる幸さんは、営業管理事務スタッフとしても奮闘しています。

「笑顔でお客様をお迎えしています」営業本部 営業第一ユニット 幸(ゆき)真弓

会社にお邪魔すると、いつも幸さんが受付していただいています。受付業務もこなされているんですね。

はい、私の席がちょうど事務所入り口に面しているので、お客様のご案内をさせていただいています。

本来の業務としては、どういったポジションのお仕事をされているのですか。

営業の事務処理が担当です。営業第一ユニットのサポート役として、主に得意先への伝票の発行や仕入入力など入力業務を担当しています。

営業スタッフのサポート役というか、後方支援担当ですね。

そうですね、営業部の中の管理事務といった業務が主体です。
「売る」ことよりも「入ってくる物」を管理する仕事で、「材料がどのぐらい入ってくる」とか「在庫がこれだけある」とか、営業担当の情報となりうる情報を整理しています。

なにかお仕事を進める上で気をつけられていることはありますか。

コミュニケーションはとくに大事だと思っています。営業担当の方は外出が多かったりしてなかなか席にいることがありません。連絡をしっかりと取っておかないと業務に支障が生じますので、報告・相談・連絡は念入りにしています。

具体的にはどういうことをされますか。

通常の連絡はもちろんのこととして、ファイリングを重視しています。単に連絡しただけでは営業担当はわかりにくいこともあるので、関係書類や連絡事項など案件ごとにこまめにファイリングして、それを見ればすぐわかる、というレベルでまとめておきます。

なるほど、それだと便利です。

ファイリングしておけば、その担当者だけでなく他の担当者も見やすくなって、社内での持ち回りが可能です。いま現在で案件や取引先や業務ごとにわけて、数十種類のファイリングを営業担当者に提出しています。

お忙しい時期というと?

やはり締め日の前日は忙しくなります。ただ、私のポジションは営業担当のフォローになりますので、それほど大変というわけではありません。やはり外回りをされている営業の方のほうが忙しいですから。ですが、なかなか書類が回ってこないときなどは、「早く決済して欲しいなあ」と焦ることはあります(笑)。

最初に阪口興産に入られたとき、どのように感じられましたか。

自由な社風だなあと感じました。仕事に自主性を重んじてくれるといいますか、仕事を任せてもらえるところに自由を感じます。それも単に任せてくれるだけではなく、なにかわからないことがあれば、いつもで聞きやすい環境にあることも自由を感じます。自分がわかるところは自分の裁量でどんどん進めることができます。でも、業務として締めるべきポイントはちゃんと締めていますので、すごく仕事がしやすい環境です。とくに私が所属している営業部は、女性であっても一通りのことは任せていただける部署なので、やりがいはあります。

今後自分の業務の中で改善したい点などはありますか。

そうですね、いまは後方支援担当なので、もう少し積極的に営業担当のフォローができればと思っています。

なるほどがんばってください。

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